Ein Event zu organisieren kostet viel Kraft und Zeit. Es gibt viel zu berücksichtigen. Um die Zeit bis zum Tag des Events und den Tag selber nicht im Stress zu erleben, findest du hier eine hilfreiche Abfolge und Tipps, um dein perfektes Event zu planen.
1.Ideensammlung
Fange rechtzeitig an, dir Gedanken zu deinem Event zu machen. Je nach Veranstaltungsgröße, solltest du einige Monate vorher mit der Planung beginnen. Wenn du dabei bist deine Hochzeit zu planen, solltest du mindest 1 Jahr im Voraus beginnen, da in den Großstädten die Locations häufig bereits für Jahre im Voraus ausgebucht sind.
Um welche Art von Event handelt es sich? Was sind deine ersten Vorstellungen und Ideen, die dir in den Kopf kommen, wenn du an das anstehende Event denkst? Mach dir Notizen oder ein Inspiration Board, auf das du in kommenden Monaten immer wieder zurückgreifen kannst, um deine eigentlichen Wünsche und Vorstellungen nicht aus den Augen zu verlieren.
2. Konzept überlegen
Damit dein Event in sich stimmig ist und auch nach Außen gut durchdacht wirkt, solltest du dir ein Konzept bzw. Thema im Voraus überlegen. Dadurch wird es dir auch in kommenden Schritten leichter fallen, nicht den roten Faden zu verlieren und ein einheitliches Erscheinungsbild zu erzeugen. Dein Thema kann sich aus Vielem zusammensetzen: bestimmte Farben, Blumen, Motive oder Stilrichtungen.
3. Budget festlegen
Um nicht am Ende deines Events eine böse Überraschung zu erleben, solltest du dir im Voraus ein Budget festlegen, welches nicht den Rahmen sprengt. Anhand deines Budgetplans kannst du in kommenden Schritten Location, Dekoration und vieles weitere organisieren. Es können immer unerwartete Kosten auftreten, dementsprechend sollte dein Budget nicht deine absolute Schmerzgrenze sein.
4. Zeitplan erstellen
Der Zeitplan ist unabdingbar und wird darüber entscheiden, ob du im Stress dein Event planen musst oder nicht. Wenn du die Zeit falsch einschätzt, kann es sein, dass du nicht all deine Wünsche umsetzen kannst und auch die meisten Locations bereits ausgebucht sind. Ausgangspunkt sollte die Entscheidung über das Event Datum sein. Dein Geburtstag ist ein fester Tag, aber ein Datum für eine Hochzeit o.ä. kannst du möglicherweise zunächst flexibler gestalten, um auf Dienstleister optimal eingehen zu können. Anschließend kannst du dir Deadlines mit genügend Puffer für weitere Elemente des Events, wie Catering Suche, Dekoration, Musiker oder das Verschicken der Einladungskarten, setzen. Hierbei kannst du auch auf dein Inspiration Board zurückgreifen und Prioritäten setzen. Ist es dir besonders wichtig eine bestimmte Band bei deiner Hochzeit spielen zu sehen oder hast du schon immer von der einen Location geträumt?
5. Rahmenbedingungen festlegen - Location Suche
Nun kannst du entsprechend deiner Vorstellungen und deines Konzeptes auf die Suche nach einer passenden Location gehen. Plane hierfür viel Zeit ein. Vor allem außergewöhnliche Locations sind sehr gefragt und daher schon weit im Voraus ausgebucht. Vereinbare einige Besichtigungstermine, um die Locations vergleichen zu können. Die entscheidende Frage, die du dir stellen solltest, ist, ob du in der Location alle deine Vorstellungen umsetzen kannst und ob sie in deine Budgetplanung passt. Außerdem solltest du die Anfahrtsmöglichkeiten nicht außer Acht lassen. Ist die Location an den öffentlichen Nahverkehr angebunden, gibt es genügend Parkmöglichkeiten?
6. Einladungen verschicken
Egal ob du deine Einladung per Post oder per E-Mail verschickst, du solltest es frühzeitig tun! Vor allem in den Sommermonaten finden viele Veranstaltungen statt und außerdem werden deine Familie und Freunde in den Urlaub fahren wollen. Informiere deine Liebsten also rechtzeitig, damit sie dein Event einplanen können. Auch die extra aus einer anderen Stadt Anreisenden werden dir danken. Deine Einladung sollte Titel, Adresse, Uhrzeit, deine Handynummer für eventuelle Rückfragen und Thema (falls Dresscode o.ä. gewünscht) enthalten.
7. Catering, Dekoration und Unterhaltung
Nun fehlt dir noch alles, was dein Event einzigartig macht und die Gäste und dich dein Event genießen lässt. Zunächst steht die Wahl der Verpflegung an. Außer dies ist in deiner Location Buchung bereits enthalten. Bevorzugst du ein Buffet oder ein Menü am Platz? Gibt es Vegetarier oder Veganer unter deinen Gästen? Willst du ausschließlich alkoholfreie Getränke anbieten oder auch Bier, Sekt, Wein oder sogar Cocktails? Kommt ein Begrüßungsgetränk für dich in Frage? Italienisch, Orientalisch oder deutsche Küche?
Die Dekoration lässt dein Event erst glänzen. Möchtest du den ganzen Raum und alle Tische dekoriert haben oder ausschließlich einen wunderschönen Fotohintergrund, der deine Gäste begeistern wird. In der Dekoration spiegelt sich dein Thema und Konzept wider. Hier findest du deine gewünschten Farben, Blumen oder Motive. Bei rent4myevent kannst du den Dekorationsservice komplett buchen oder du mietest dir einfach die einzelnen Dekorationselemente und gestaltest es selber.
Die Unterhaltung ist je nach Event sehr unterschiedlich. Trotzdem auf jedem Event der entscheidende Faktor, damit deine Gäste den Abend niemals vergessen werden. Es gibt heute eine Vielzahl von Möglichkeiten, die du durchdenken kannst: Musiker, Gruppenspiele, Fotobox, Bastelstellen, Kinderbetreuung oder Clown und vieles weitere.
8. Detailplanung
Nun hast du dich um alles gekümmert und kannst eine detaillierte Planung für einen reibungslosen Ablauf erstellen. Was passiert wann? Vormittags wird die Dekoration und das eventuelle Catering sicherlich aufgebaut oder die Musiker wollen ihre Technik aufstellen. Vorher ist zu klären, ab wann man in die Location darf. Auch die Logistik sollte geklärt sein. Wo und wie kann alles ausgeladen und aufgebaut werden. Als nächstes solltest du auch eine grobe zeitliche Abfolge des Events an sich haben. Wann kommen die Gäste? Wann gibt es das Essen? Wann beginnen welche Unterhaltungsformate? Du solltest dir von allen Dienstleistern den Verantwortlichen und die Handynummer notieren!
9. Alternativen
Ein Plan B könnte deine Rettung sein. Wenn du dir beispielsweise eine Location draußen ausgesucht hast, solltest du immer eine Alternative habe, falls es doch regnen sollte. Das kann ein großes Zelt sein, was schnell aufgebaut werden kann oder alternative Räumlichkeiten. Es kann immer etwas schief gehen oder vergessen werden. Das ist jedoch normal.
10. Das Event
Am Tag deines Events solltest du in Ruhe dem Geschehen beiwohnen können, auf Grund deiner tollen Planung. Am Besten ist es, wenn du dir 1-3 Helfer aus deiner Familie suchst, die dir den ganzen Abend zur Seite stehen und dich unterstützen können. Auch für die Personen wird dein Detailplan sehr hilfreich sein und ohne viel darüber zu sprechen, können sie dir helfen.
Mit dieser Planung wird dein nächstes Event ein voller Erfolg!
Falls du lieber die Zeit bis zu deinem Event in Ruhe genießen möchtest, plant rent4myevent gerne deine ganze Veranstaltung.
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