Um einen guten Überblick zu behalten und einen reibungslosen Ablauf deines Event gewährleisten zu können, solltest du dir im Voraus einen Plan erstellen. Außerdem kannst du diesen Plan auch Dienstleistern oder Mitverantwortlichen geben, damit auch diese ihre Aufgaben problemlos erfüllen können.
Lege dir diesen Plan bestenfalls bei Word oder Excel an, um flexibler daran arbeiten zu können. Es gibt auch kostenpflichtige Tools (Projektmanagement), die du zur Erstellung nutzen kannst.
Um die zeitlichen Abläufe darstellen zu können, ist eine Tabelle zu empfehlen.
Inhalt deines Ablaufplans:
Aktivitäten in chronologischer Reihenfolge
Start- und End-Zeiten der Aktivitäten
benötigte Materialien für die Aktivitäten
Verantwortliche Person der einzelnen Aktivitäten
Ort/ Raum (z.B. für verschiedene Aufbauten)
die wichtigsten Kontakte + Rufnummern (Dienstleister, Verantwortliche)
wichtige Anmerkungen und Hinweise
eventuell Aufbaupläne, Montagehinweise oder Beispiel Abbildungen
Eine gute Vorbereitung ist das A&O einer Veranstaltung. Du solltest dir also genügend Zeit einplanen, um einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen.
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